Privacyvoorwaarden van het platform

Wie is verantwoordelijk?

SiteJob levert en beheert het platform. SiteJob is de handelsnaam van KGT van de Meulengraaf, Frederiklaan 10E, 5616 NH Eindhoven, Nederland, KvK 78071399. Voor vragen over privacy kunt u mailen naar info@sitejob.nl of bellen naar 040 304 1539.

Het autobedrijf dat het formulier aanbiedt of uw dossier behandelt, bepaalt waarvoor uw klantgegevens worden gebruikt en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. SiteJob verwerkt die gegevens namens dat bedrijf als verwerker. De naam van de vestiging staat op het formulier en in uw dossier. De dealer informeert u zelf over zijn aanvullende vragen, eigen doeleinden en bewaartermijnen.

Voor het beheer van onze dienstverlening, contact met zakelijke klanten en de beveiliging van het platform is SiteJob zelf verwerkingsverantwoordelijke. De privacyverklaring van een dealer of een website waarin een formulier is ingesloten, geldt voor de eigen verwerking door die organisatie.

Welke gegevens en waarvoor?

Wij ontvangen gegevens die u zelf invult, die een bevoegde medewerker vastlegt of die een aangesloten dienst aanlevert. Afhankelijk van de gebruikte onderdelen gaat het om:

• Aanvragen en klantcontact: naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats, kenteken of chassisnummer, opgegeven kilometerstand, opmerkingen, inruilinteresse, foto's en antwoorden op extra dealervragen. Hiermee behandelt de dealer uw verzoek en neemt hij contact met u op.
• Dossiers en uitvoering: voertuiggegevens en ontvangen leveranciersrapporten, waardebepalingen, reacties, afspraken, werkzaamheden, foto's, taken en wijzigingshistorie. Hiermee volgt de dealer een aanvraag, verkoop of werkplaatsopdracht op.
• Communicatie: berichten, bijlagen, verzend- en ontvangststatussen, afspraken, toestemmingen en afmeldingen. Hiermee kan de dealer de communicatie uitvoeren en nagaan wat daadwerkelijk is verstuurd of ontvangen.
• Medewerkers en accounts: naam, e-mailadres, wachtwoordhash, bedrijfs- en vestigingslidmaatschappen, rollen, uitnodigingen en uitgevoerde handelingen. Deze gegevens zijn nodig voor toegang en controleerbaar beheer.
• Technisch gebruik: sessiegegevens, IP-adres, browsergegevens, tijdstippen en technische fout- en beveiligingsinformatie. Hiermee laten wij de dienst werken en onderzoeken wij fouten en misbruik.

Verplichte velden zijn aangegeven op het formulier. Zonder die gegevens kan de aanvraag niet worden ingestuurd. U kunt vrijwillige velden leeg laten. Deel in vrije tekst of foto's alleen wat nodig is voor uw aanvraag; vermijd identiteitsdocumenten, betaalgegevens en gegevens over gezondheid.

Grondslagen

De dealer verwerkt een aanvraag en bijbehorende afspraken voor de uitvoering van een overeenkomst of om op uw verzoek een overeenkomst voor te bereiden. Voor aanvullende verwerking bepaalt de dealer de toepasselijke grondslag en informeert hij u daarover. Voor optionele WhatsApp-opvolging vraagt het formulier afzonderlijke toestemming.

SiteJob verwerkt gegevens van zakelijke contactpersonen voor de dienstverlening en heeft een gerechtvaardigd belang bij bereikbaar support, toegangsbeheer en het voorkomen van misbruik. Waar wij wettelijk gegevens moeten bewaren of verstrekken, is die wettelijke verplichting de grondslag.

Communicatie en aangesloten diensten

Een koppeling wordt gebruikt wanneer het autobedrijf die heeft aangesloten en het betreffende onderdeel gebruikt. Een vermelding hieronder betekent niet dat uw dealer alle diensten gebruikt.

• Microsoft: via de aangesloten mailbox versturen wij klantberichten. Via de gekozen agenda lezen wij beschikbaarheid en leggen wij afspraken vast, verzetten of annuleren die. Daarbij worden de benodigde contact- en afspraakgegevens aan Microsoft doorgegeven. De mailkoppeling leest geen antwoorden uit de Outlook-inbox.
• WhatsApp / Meta: telefoonnummer, berichten, ingevulde templatevariabelen, bijlagen en statussen worden verwerkt via de WhatsApp Business-koppeling en de daarvoor gebruikte verbindingsdienst. Een dealer kan opvolgberichten instellen; die vragen de bijbehorende toestemming en volgen de WhatsApp-berichtregels. Met STOP kunt u verdere WhatsApp-opvolging afmelden. Een nieuw formulier heft een eerdere afmelding niet op.
• Voertuigdiensten zoals VWE en Autotelex: bij gebruik van deze diensten gaan de voor de opvraging benodigde voertuiggegevens, zoals kenteken of chassisnummer en kilometerstand, naar de aanbieder. Het platform bewaart ontvangen voertuig-, historie-, voorraad- en waarderingsgegevens bij het dossier.
• Voys: bij aangesloten telefonie ontvangt het platform gespreksgegevens en, als de dealer deze functies gebruikt, transcripties en automatisch opgestelde samenvattingen. Een bevoegde medewerker kan een beschikbare opname bij Voys opvragen; het platform bewaart daarvan geen permanente audiokopie. De dealer informeert u over het opnemen en analyseren van een gesprek.

De dealer en medewerkers met de passende rechten kunnen gegevens binnen hun bedrijf en vestiging bekijken. Voor beheer kan toegang door daartoe bevoegde medewerkers van SiteJob en dienstverleners voor hosting, onderhoud of berichtverzending nodig zijn. Gegevens worden ook verstrekt wanneer een wettelijke verplichting dat verlangt.

Microsoft en Meta kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. De verwerkingsafspraken met de betreffende aanbieder bepalen de locaties en toepasselijke waarborgen. Voor zo'n doorgifte verlangt de AVG een geldige waarborg, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Vraag SiteJob of uw dealer welke afspraken voor de gebruikte aansluiting gelden en hoe u een kopie van de waarborgen kunt krijgen.

Meer informatie vindt u bij Microsoft, in de WhatsApp-verwerkingsvoorwaarden en bij Voys.

Automatische opvolging

Door de dealer ingestelde regels kunnen berichten sturen, taken maken en een opvolgfase aanpassen op basis van uw antwoorden, een reactie of een geboekte afspraak. Zij kopen geen voertuig in en geven geen voertuig vrij. Een dealer beoordeelt die zakelijke beslissingen. Een automatische waardebepaling is een indicatie met de beschikbare onderbouwing, geen bindend aanbod. De zoekassistent gebruikt lokale zoekregels; hij verstuurt uw zoekopdracht niet naar een externe AI-dienst.

Bewaartermijnen

Voor klantaanvragen, dossiers, foto's, communicatie en gespreksinhoud bepaalt de verantwoordelijke dealer de bewaartermijn. Daarbij wegen het afhandelen van uw verzoek of opdracht, noodzakelijke nazorg, toepasselijke wettelijke plichten en eventuele geschillen mee. Deze gegevens worden niet automatisch gewist zodra een aanvraag sluit of een koppeling wordt uitgezet. Vraag uw dealer om de concrete termijn of om verwijdering; SiteJob ondersteunt de afhandeling op instructie van de dealer.

Accountgegevens zijn nodig zolang de toegang en dienstverlening bestaan. Relevante wijzigingshistorie, support- en beveiligingsgegevens kunnen daarna nodig blijven voor controle van handelingen of afhandeling van een incident of geschil. Afmeldregistraties blijven nodig zolang wij daarmee moeten voorkomen dat u opnieuw ongewenste opvolging ontvangt. Wettelijk verplichte administratie volgt de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Herstelkopieën kunnen verwijderde gegevens nog bevatten tot die kopieën worden vervangen of verwijderd volgens de afspraken over herstel en bewaring. De concrete bewaarinrichting van de gebruikte omgeving kunt u bij SiteJob opvragen.

Beveiliging en persoonlijke links

Toegang wordt begrensd op bedrijf, vestiging en toegekende rechten. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen. Koppelingstokens, extra formulierantwoorden en bepaalde bericht- en gespreksinhoud worden versleuteld opgeslagen. Foto's staan in private opslag; ingestuurde aanvraagfoto's worden opnieuw opgeslagen zonder de oorspronkelijke EXIF- en GPS-metadata.

Uw persoonlijke dossierlink geeft toegang tot uw dossier. Deel die link niet met anderen. Het toegangstoken wordt als hash gecontroleerd en kan verlopen of door een nieuwe link worden vervangen.

Cookies

Deze formulier- en privacypagina's gebruiken noodzakelijke sessie- en beveiligingscookies om invoer, inlog en veilige verzoeken te ondersteunen. Zij laden geen advertentietrackers of externe statistiekdiensten. De website waarin een dealer het formulier insluit, kan eigen cookies gebruiken en informeert u daar zelf over.

Uw rechten

U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming voor toekomstige verwerking intrekken. Die rechten gelden binnen de voorwaarden van de AVG; intrekken verandert de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet.

Voor uw klantaanvraag of dossier neemt u contact op met de dealer. Voor gegevens waarvoor SiteJob verantwoordelijk is, of als u niet weet bij wie u moet zijn, mailt u info@sitejob.nl. Vermeld het bedrijf en waar uw verzoek over gaat. Stuur geen wachtwoord, volledige dossierlink of kopie van een identiteitsbewijs mee. Als controle van uw identiteit nodig is, vragen wij alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens.

Op een privacyverzoek volgt in beginsel binnen één maand een reactie. Bij een noodzakelijke verlenging krijgt u daar binnen die maand bericht over. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.